01
Pasa cuando estás trabajando
Estás atendiendo a alguien, con las manos ocupadas o conduciendo. Son exactamente las horas en las que más llaman, porque tu cliente también llama en su descanso.
Recepcionista virtual que coge el teléfono a las nueve y media de la noche.
Un agente de voz con inteligencia artificial que contesta cada llamada con el nombre de tu negocio, consulta tu agenda de verdad y deja la cita escrita. Sin turnos, sin descansos y sin agosto.
01 El problema
La llamada que no coges
no vuelve a llamar.
Llama al siguiente de la lista. En negocios de cita previa, quien telefonea ya tiene decidido lo que quiere: solo busca hueco. Por eso una llamada perdida no es una consulta perdida, es una reserva que se ha ido a otro sitio, y encima sin que te enteres de que existió.
02
Y fuera de horario, más
La gente organiza sus citas por la noche y el domingo, que es cuando mira el calendario. Si a esa hora no hay nadie, la reserva se hace en otro sitio que sí contesta.
02 Cómo funciona
De la llamada a la cita
escrita en tu agenda.
- 01
Entra la llamada
Tu número de siempre. Cuando no lo coges al segundo tono, la llamada salta al sistema sin que el cliente note el desvío.
- 02
Contesta con tu nombre
Con el nombre de tu negocio y tu forma de hablar. Si le preguntan algo fuera de guion, no improvisa: pasa la llamada o toma el recado.
- 03
Consulta el hueco real
Mira tu agenda en ese momento. Solo ofrece horas que existen y respeta la duración de cada servicio, así que no se solapan citas.
- 04
Escribe la cita
Queda registrada como si la hubieras metido tú, con su duración y su precio. Sin hojas paralelas ni apuntar nada después.
- 05
Confirma por WhatsApp
El cliente recibe la confirmación antes de colgar y el recordatorio el día antes, que es lo que reduce las ausencias.
03 Para quién
Funciona donde se trabaja
con cita previa.
Cuanto más se parezca tu día a una agenda con huecos, mejor encaja. Estos son los casos donde la cuenta sale sola.
Salud y bienestar
Clínicas dentales, fisioterapia, podología, psicología, nutrición. Citas de duración fija, mucha llamada en horario de consulta y ausencias que cuestan dinero.
Belleza y estética
Peluquerías, barberías, centros de estética y uñas. Las manos siempre ocupadas y el teléfono sonando en la peor hora posible.
Oficios y servicios
Talleres, reformas, instalación y mantenimiento. Llamadas mientras estás en obra o bajo un coche, y clientes que llaman a tres antes de decidir.
Profesionales
Asesorías, abogados, gestorías. Primera consulta que se agenda por teléfono y llamadas que no puedes cortar cuando estás reunido.
04 Qué se monta
No es un contestador
con voz bonita.
Es un sistema conectado a tu agenda, con sus reglas, sus servicios y sus salidas para cuando algo no encaja. Se configura para tu negocio, no se activa desde un panel genérico.
- Guion propio con tus servicios, duraciones y precios
- Conexión con tu agenda real, no con una hoja aparte
- Desvío desde tu número actual, sin cambiar nada de lo que ya usas
- Confirmación y recordatorio por WhatsApp para reducir ausencias
- Traspaso a tu móvil cuando la llamada lo requiere
- Registro de cada llamada, con lo que se pidió y cómo acabó
- Horarios, festivos y vacaciones configurados como los tuyos
05 Antes de instalar nada
Primero se mide.
Después se decide.
En la web tienes una calculadora para hacerte una idea con estimaciones del sector. Pero la cifra que importa es la tuya, así que la primera semana la dedicamos a contar cuántas llamadas se te escapan de verdad y cuánto vale tu cita media. Si con tus números no sale rentable, te lo decimos y ahí se acaba: preferimos perder un proyecto a montar algo que no se paga solo.
06 Preguntas
Lo que todo el mundo
pregunta primero.
¿Se nota que no es una persona?
Se nota si te fijas, como en cualquier centralita. Lo importante es otra cosa: contesta al segundo tono, entiende lo que le piden y resuelve la cita sin dar vueltas. La mayoría de quien llama para reservar prefiere eso a un buzón de voz o a que nadie coja.
¿Y si le preguntan algo que no sabe?
No se lo inventa. Cuando la pregunta se sale de lo que tiene configurado, pasa la llamada a tu móvil si estás disponible o toma el recado con el teléfono de contacto y te lo hace llegar. Cada punto que puede fallar tiene su salida prevista.
¿Hay que cambiar de número de teléfono?
No. Se mantiene el número que ya tienes y que tus clientes conocen. Se configura un desvío para que, cuando no cojas al segundo tono o estés comunicando, la llamada entre en el sistema sin que quien llama note el salto.
¿Con qué agendas funciona?
Con la que ya uses, siempre que permita conexión: Google Calendar y la mayoría de los programas de gestión de citas del sector. Si tu sistema no deja conectarse, lo decimos en la primera semana y no seguimos adelante.
¿Cómo sé si me sale rentable?
Con tus números. La primera semana medimos cuántas llamadas se te escapan de verdad y cuánto vale tu cita media. Si la cuenta no sale, te lo decimos y no instalamos nada.
¿Puedo apagarlo cuando quiera?
Sí. Puedes desactivarlo, cambiar los horarios en los que entra o dejarlo solo para fuera de horario. Es una herramienta tuya, no un sistema que se queda mandando por su cuenta.
07 Hablamos
¿Cuántas llamadas
pierdes al día?
Si la respuesta es "ni idea", ese ya es el primer dato. Media hora para verlo con tus números y decidir si tiene sentido.